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SERIENBRIEF mit Assistent

Ein Serienbrief vereinfacht das Verfassen von Briefen an mehrere Personen mit überwiegend gleichlautendem Inhalt. Sie unterscheiden sich voneinander lediglich durch unterschiedlichen Anschriften und einzelne, empfängerabhängige Textpassagen.

Die Adressen der Empfänger (siehe Adressenliste unten) können mit Hilfe des Assistenten (Schritt 3) oder schon vorher selbst angelegt werden.

  • Legen Sie die Adressenliste - siehe unten - an und Speichern Sie diese unter dem Dateinamen ListeNamen.docx
Anrede

Name

Vorname

Sex

PLZ

Ort

Straße

Mitglied

Spender
Herr

Adler

Victor

m

1100

Wien

Troststraße 25

ja

ja
Frau

Achmatowa

Dr. Anna

w

4020

Linz

Hauptstraße 1

ja

nein
Herr

Berija

DI Laurenz

m

5020

Salzburg

Domplatz 2

nein

ja
Herr

Bucharin

Nicki

m

1010

Wien

Herrengasse 13

ja

nein
Frau

Brentano

Clara

w

3753

Pernegg

Weiher 9

ja

ja
Herr

Denikin

Dr. Anton

m

4320

Perg

Am Anger 2

nein

ja
Frau

Droste

Anette

w

5550

Radstadt

Erzgasse 4

ja

nein
Frau

Ginsburg

Dr. Eugenia

w

1030

Wien

Rochusgasse 16

nein

ja
Herr

Gruber

Karl

m

1170

Wien

Enkplatz 7

ja

nein
Herr

Jagoda

Ing. Heinz

m

7311

Neckenmarkt

Am Bahnhof

ja

ja
Herr

Sobieski

Jan

m

9461

Prebl

Wald 8

ja

nein
Herr

Sinowjew

Gregor

m

1100

Wien

Spinnerin 3

nein

ja
Herr

Trenker

Luis

m

8072

Mellach

Waldweg 88

ja

nein
Herr

Trotzki

Dr. David

m

2340

Mödling

Mexikoplatz 1

ja

ja
Frau

Uljanow

Anna

w

4400

Steyr

Uferweg 32

nein

ja
Frau

Wrangel

Petra

w

6300

Wörgl

Hauptplatz 4

ja

nein
Herr

Zweig

Stefan

m

1070

Wien

Bandgasse 8

nein

ja

 

Das provisorische Textgerüst kann so aussehen:
 


Platz
für die
Anschrift

Sehr geehrte ...!  Anrede mit Frau bzw. Herr und Name  - falls vorhanden auch Titel

Am Ende eines erfolgreichen Jahres möchten wir Ihnen (für Ihre treue Mitgliedschaft) (für Ihre großzügige Unterstützung) danken.

Damit Sie sehen, was mit Ihren Geldern geschehen ist, werden wir Ihnen gegen Ende des ersten Quartals des nächsten Jahres unseren Rechenschaftsbericht übermitteln.

Wie Sie sicher bemerkt haben, ist unsere Arbeit auch von den Medien registriert (Artikel in NEWS, Österreich, BUNTE, TV-Beiträge in ORF2 und ATV) und gewürdigt worden.

Anerkennung von offizieller Seite bedeutet die Verleihung des Silbernen Ehrenzeichens der Republik Österreich an unseren Vereinspräsidenten für seinen Einsatz zur Erfüllung der Vereinsaufgaben.

(Vereinsmitglieder, die zusätzlich auch Spender sind, bekommen bei der Jahresversammlung ein vergoldetes Vereinsabzeichen)

(Spender werden bei der Hauptversammlung geehrt)

Grußformel

 

  • Mit einem Klick auf Sendungen  wird die dazugehörige Multifunktions-leiste aufgerufen   Ausschnitt der Leiste in der Abbildung rechts →
  • Seriendruck starten
 
  • Der Assistent startet und fragt uns im Schritt 1 nach dem Dokumenttyp
  • Bei Schritt 2 wird Aktuelles Dokument verwenden ausgewählt
  • die Adressen sind schon geschrieben, daher bei Schritt 3 Vorhandene Liste verwenden

Schritt 1

 Schritt 2 Schritt 3

Die Datei  ListeNamen.docx  öffnen und eventuelle Änderungen vornehmen Fenster Seriendruckempfänger

  
Fenster Seriendruckempfänger

  • OK
  • In Schritt 4 kann jetzt der Brief geschrieben werden, was schon geschehen ist.
  • Daher formatieren wir den Adressblock... - Fenster Adressblock

Schritt 4

 Fenster Adressblock

 

Schritt 5 zeigt uns in der Vorschau wie das Dokument mit den vorgenommenen Adressen-Einstellungen aussehen wird:


Vorschau

Im Fenster Grußzeile einfügen kann die Art der Anrede eingestellt werden. z. B. mit oder ohne "Sehr geehrte...". Besser ist "ohne", dann können Sie eine passendere Form mit Hilfe eines selbst erstellten Seriendruckfelds wählen.
Wie man das macht steht weiter unten im Abschnitt SERIENBRIEF ohne Assistent

Mit Schritt 6 und Individuelle Briefe bearbeiten... / Alle Briefe zusammenführen können die Ergebnisse, ein Brief nach dem anderen, betrachtet werden.

 

SERIENBRIEF ohne Assistent

Der Text des Schreibens entspricht fast zur Gänze jenem des Serienbriefes mit Assistenten.
Die Namensliste NameList.xls wurde in Excel angelegt, statt der Spalte "Anrede" gibt es die Spalte "Betrag".
  • Kopieren Sie den Brieftext - ohne Anschrift und Anrede - in ein neues Dokument
  • Markieren und kopieren Sie die Datei ListeNamen.docx nach Excel
  • markieren und löschen Sie die Spalte A
  • legen Sie die Spalte I an siehe Abbildung unten
  • sichern Sie die Tabelle unter dem Dateinamen NameList.xls

  • Klick auf Sendungen
  • In der Multifunktionsleiste Klick auf Seriendruck starten
  • Wir "holen" die Adressen mit Klick auf Empfänger auswählen und
  • die NameList.xls suchen und von ihrem Speicherort starten (Öffnen)
  • Empfängerliste bearbeiten
  • im Fenster Seriendruckempfänger  Abbildung unten  kann man ...

  • ... die Empfängerliste ändern. Als Musterbeispiel sind hier durch
  • alle Vereinsmitglieder, die mehr als 500 Euro gespendet haben mit den Einstellungen
    Betrag - Größer als - 500  und  Mitglied - Gleich - ja   ausgewählt.    Abbildung Fenster     Filtern und sortieren

Filter- und Sortiereinstellungen können jederzeit vorgenommen werden.
Achtung: vor erneutem Seriendruck die "alten" Einstellungen überprüfen bzw. wieder löschen
 
Anschriftsfelder einfügen:
 
  • Cursor in die zweite Zeile stellen
  • Klick auf Seriendruckfeld einfügen
  • Klick auf Vorname  →  →  →  →  →  →  →
  • Leerschritt
  • Klick auf Name
  • Enter
  • Klick auf Straße
  • Enter
  • Klick auf PLZ
  • Leerschritt
  • Klick auf Ort
  • Ihr Anschriftsblock sollte nun wie in der Abbildung ganz rechts aussehen

Anschriftsblock ohne Anrede
In der NameList.xls gibt es kein Feld für die Anrede (Frau / Herrn). Das übernehmen wir selbst.
  • Cursor in die erste Zeile
  • Klick auf
  • Im Fenster Bedingungsfeld einfügen: WENN bestimmen wir, dass immer dann, wenn in der Spalte Sex ein w eingetragen ist, als Anrede Frau stehen soll. Andernfalls wird Herrn eingefügt.
    Siehe Abbildung unten

Die Ergänzung der Zeile Sehr geehrt...... klappt ebenfalls mit Bedingungsfeld einfügen: WENN.
 
  • Cursor neben das "t" von "geehrt" stellen
  • Klick auf
  • Im Fenster Bedingungsfeld einfügen: WENN bestimmen wir, dass immer dann, wenn in der Spalte Sex ein m eingetragen ist, er Herr stehen soll. Andernfalls wird e Frau eingefügt. Abbildung rechts
  • OK
  • Cursor neben er Herr stellen
  • Leerschritt
  • Klick auf Seriendruckfeld einfügen
  • Klick auf Vorname
  • Leerschritt
  • Klick Name
  • !
 
Der erste Teil der Arbeit ist gemacht. In der Abbildung unten sehen Sie, wie Ihr Schreiben nun aussehen sollte:

Nächste Aufgabenstellung ist die den Vorgaben entsprechende Formulierung des Satzes:

Am Ende eines erfolgreichen Jahres möchten wir Ihnen (für Ihre treue Mitgliedschaft) (für Ihre großzügige Unterstützung) danken.

Lösung 1:
WENN Feldname: Mitglied Vergleich: Gleich Vergleichen mit: ja
Dann diesen Text einfügen: für Ihre treue Mitgliedschaft danken
Sonst diesen Text einfügen:  für Ihre großzügige Unterstützung danken

Ganz perfekt ist die Lösung 1 nicht. Sie berücksichtigt nicht den Umstand, dass jemand Mitglied UND Spender sein kann!
Besser ist Lösung 2:

  • Wir filtern die betreffenden Personen aus ...

  • OK

verbleiben noch 4 ...

... für die als letzter Absatz der Text:

Für Ihre treue Mitgliedschaft und die großzügige Unterstützung hat Ihnen der Vorstand das Goldene Vereinsabzeichen zuerkannt. Die Verleihung durch den Präsidenten findet am Ende der Hauptversammlung in feierlichem Rahmen statt.

 
... geschrieben wird.
Abschließend eine Grußformel verfassen.
Danach die vier Briefe in der Vorschau Ergebnisse (Bild rechts) kontrollieren
und drucken.

Jetzt zu den übrigen Empfängern.
  • Letzten Absatz löschen
  • Empfängerliste bearbeiten
  • Alle löschen
  • im Fenster Seriendruckempfänger die Datensätze Adler, Brentano, Jagoda, Trotzki deaktivieren (Häkchen weg)
  • OK
  • Nach den Vorgaben der Lösung 1 fortfahren

In der Vorschau Ergebnisse sind zwar 17 Datensätze angeführt, beim Durchklicken merken Sie jedoch, dass die deaktivierten Empfänger nicht aufscheinen.

 

E-MAIL VERSENDEN

Ein in WORD 2007 geöffnetes Dokument (bzw. Vorlage) kann mit folgenden Arbeitsschritten als Anhang per E-Mail verschickt werden:
  • Klick in die Office-Schaltfläche
  • Mail ausfüllen und abschicken
     

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