ACCESS, BERICHT

BERICHTE sind das Präsentationsinstrument für die Access-Daten. Tabellen, Abfragen, ... können im Bericht optisch "aufgemotzt" - aber NICHT mehr bearbeitet! - werden. Jedoch sind BERECHNUNGEN möglich.

Die GESTALTUNGSMÖGLICHKEITEN entsprechen in Art und Umfang jenen des Formulars.

Das SORTIEREN und GRUPPIEREN der Daten erfolgt automatisch nach Eingabe der gewünschten Kriterien.

Im folgenden Beispiel soll unter Verwendung des Assistenten ein Bericht erzeugt werden, der jene männlichen Mitarbeiter auflistet, die Kinder haben. Auch das Einkommen wollen wir wissen. Die Reihung soll zuerst nach der Kinderzahl (von groß nach klein) und dann nach der Einkommenshöhe (geringstes Einkommen zuoberst) erfolgen.

Als Vorarbeit ist dazu eine Abfrage zu erstellen. Kriterien sind in der Spalte Kinder >0; und in der Spalte Sex m

Die Abfrage unter dem Namen Sozialdaten speichern.

Das Ergebnis ist der Tabelle unten zu entnehmen:

(Natürlich könnte die gewünschte Reihenfolge schon in der Abfrage eingestellt werden, wir überlassen diese Arbeit aber dem Berichtsassistenten)

Vorname	Name	Sex	Kinder	Einkommen
Christoph	WAIDHOFER	m	2	2.860,00
Andreas	PIGAL	m	5	7.400,00
Josef	ROMSTORFER	m	5	2.040,00
Bernd	FLACHER	m	1	5.150,00
Mario	MILLETITS	m	4	2.100,00
Roland	HÖNIGSBERGER	m	1	2.390,00
Christopher	CRESNIK	m	2	2.530,00
Thomas	ARTHABER	m	2	3.660,00
Roman	GEZER	m	2	2.130,00
Christoph	KILLER	m	3	2.450,00
Patrick	SCHRAMM	m	2	2.380,00
Günter	PRIBIL	m	2	1.580,00
Werner	ROBAUSCH	m	2	1.850,00
Wilhelm	KUMMER	m	5	12.000,00

Im nächsten Fenster akzeptieren wir den Layout-Vorschlag (wir werden ihn später ohnehin ändern) Weiter>
Danach wählen wir den Format-Vorschlag Weiches Grau Weiter>
belassen als Berichts-Titel "Sozialdaten" und klicken auf Fertig stellen

Was uns der Assistent als Layout für den Bericht liefert, löst kaum Begeisterungsstürme aus, .....

Sozialdaten

Kinder	Einkommen	Vorname	Name
5	2.040	Josef	Romstorfer
u.s.w.

... also werden wir es verschönern:

Klick auf Ansicht / Entwurfsansicht oder das Dreieck-Symbol für die Entwurfsansicht

Klick in die Überschrift / das Überschriftsfeld in die Mitte des Berichtskopfs ziehen / mit Hilfe des Kontextmenüs (= rechter Mausklick ins Feld) die Schrift-/Vordergrundfarbe ändern / mit gedrückter Maustaste die Höhe des Berichtskopfs verringern.

So könnte der Berichtskopf danach aussehen:

Sozialdaten

Nun werden die Steuerelemente im Detailbereich, danach die dazugehörigen Überschriften im Seitenkopf in eine neue Reihenfolge (Vorname - Name - Einkommen - Kinder) verschoben , ihre Größe nach Wunsch geändert und zuletzt die Schriftart, Textausrichtung und die Farbe bestimmt (alles mittels Kontextmenü / Eigenschaften)

Hier ein Gestaltungsvorschlag:

Sozialdaten
Vorname	Name	Einkommen	Kinder
Josef	Romstorfer	2.040,00	5
Andreas	Pigal	7.400,00	5
Wilhelm	Kummer	12.000,00	5
u.s.w

Achtung! Hätten wir dem Berichts-Assistenten als dritte Sortierreihenfolge Name Aufsteigend genannt, würden die Namen bei gleicher Kinderzahl und gleichem Einkommen alphabetisch geordnet. Identes Einkommen bzw. Kinderzahl kommen in diesem Beispiel allerdings nicht vor.

Wer im Bericht keinen Seitenfuß haben will, kann ihn ausblenden (mittels Kontextmenü / Eigenschaften / Sichtbar / Nein).

BERICHT mit BERECHNUNG

Ein Bericht soll eine Aufstellung und den Gesamtwert aller derzeit lagernden Bücher von Hermann Hesse enthalten.

Dazu erstellen wir mit dem Datenmaterial der Artikeltabelle eine Abfrage, welche die Felder Autor, Lieferant, Artikelbezeichnung, Preis und Lagerstand enthält. Wir geben ihr den Namen "Berechnung".

Auf diese Abfrage greifen wir mit dem Berichts-Assistenten zu:

In den Bericht fügen wir in der Entwurfsansicht Raum für die Lagerwert-Berechnung ein:

In der Toolbox

Klick auf ab| und mit der Maus im Bereich des Seitenfußes (kann auch an anderer Stelle sein) ein Textfeld aufziehen.

Zwei Felder sind dabei entstanden. Im linken steht das Wort "Text" und eine Zahl (z. B. Text15:), im rechten ungebunden.

In das Bezeichnungsfeld Text15: klicken und Text15: durch Lagerwert ersetzen.

Nach einem Klick auf das Symbol "Sortieren und gruppieren"

wird der Name des Feldes und seine Position im Bericht (im diesem Beispiel soll es unterhalb der Auflistung stehen, daher bei "Gruppenfuß" Ja einstellen) eingegeben:

Unterhalb des Detailbereichs entstand ein freier Raum mit der Bezeichnung Lagerwert-Fußbereich. Dorthin werden jetzt der "Lagerwert" und sein dazugehöriges Feld (Bezeichnung: "Ungebunden") gezogen.

In das Feld "Ungebunden" klicken und die Formel =Summe(Lagerstand*Preis) eingeben

In die Seitenansicht wechseln / in das Fenster Parameterwert eingeben nochmals die Formel schreiben ...